Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ (gọi tắt là Sổ Ao) là sổ để ghi chép và theo dõi các biến động DS-KHHGĐ, các thông tin trong sổ Ao là đầu vào cơ bản của kho dữ liệu điện tử - hệ thông tin quản lý chuyên ngành DS-KHHGĐ. Theo định kỳ 5 năm một lần việc đổi sổ Ao được thực hiện nhằm nâng cao chất lượng thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành phục vụ việc quản lý, lập kế hoạch, xây dựng chương trình công tác DS-KHHGĐ.

Với mục tiêu trọng tâm: Rà soát và cập nhật các thông tin DS-KHHGĐ của hộ dân cư theo từng địa bàn dân cư để khóa sổ Ao giai đoạn 2011-2015. Cập nhật các thông tin DS-KHHGĐ đã được rà soát tại địa bàn vào kho dữ liệu điện tử bằng phần mềm MIS 2016H. Thực hiện thay thế sổ Ao giai đoạn 2011-2015 bằng sổ Ao giai đoạn 2016-2020 trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin đồng thời triển khai hệ thống các biểu mẫu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ mới. Trong sổ Ao in đợt này đã theo dõi được gần 914.300 hộ với tổng số 3.660.302 nhân khẩu trên địa bàn toàn tỉnh. Tổng số sổ được in 8.923 cuốn cấp cho các cộng tác viên dân số tại các thôn, xóm, bản, làng trong tỉnh. Với cuốn sổ Ao này, cộng tác viên dân số sẽ cập nhật thông tin như: nhân khẩu, tình trạng cư trú, sử dụng các biện pháp tránh thai, mang thai, biến động về sinh, chết, chuyển đi, chuyển đến của từng hộ gia đình... tại địa bàn mà mình được giao phụ trách, đảm bảo thông tin mới nhất, đầy đủ, chính xác và đúng sự thật khách quan.  

Những thông tin ban đầu được cập nhật tại sổ Ao sẽ được chuyển vào phần mềm quản lý dân cư của huyện, của tỉnh, sau đó chuyển vào hệ cơ sở dữ liệu quốc gia. Đây là những thông tin quan trọng làm cơ sở để hoạch định các chính sách phát triển kinh tế xã hội của các cấp có thẩm quyền./.

                                                                          Phòng Truyền thông - Giáo dục

Một số hình ảnh hoạt động của cán bộ Chi cục DS-KHHGĐ Thanh Hóa hướng dẫn việc đổi sổ ghi chép ban đầu tại cơ sở.